Comment fonctionne une caisse enregistreuse

Quel que soit le commerce que vous exercez, il est indispensable d’avoir un système pour enregistrer les paiements des clients. Cependant, l’utilisation de ce système peut s’avérer compliquée. Comment fonctionne une caisse enregistreuse ? Retrouvez ici une explication approfondie concernant le fonctionnement des différents types de caisses enregistreuses.

La caisse enregistreuse classique : efficace et facile à utiliser

Aussi appelée la caisse enregistreuse analogique, elle est composée de plusieurs éléments basiques. Il s’agit :

   D’un clavier

D’une machine à calculer

   D’un tiroir-caisse

Et d’une imprimante.

Adaptée aux petits commerces, elle se focalise sur l’enregistrement des opérations d’achat journalières. Sa fonction principale concerne le stockage de l’argent. Après chaque opération d’encaissement, vous remarquerez un son de clochette. Il faut noter que le but de ce son est d’éviter le détournement d’argent. Il est donc porté à l’attention de tout le monde, la fréquence à laquelle le tiroir s’ouvre et se ferme. L’utilisateur de ce type de caisse doit être très habile.

En effet, vu qu’elle est basique, elle ne peut pas donner le prix des articles. Celui qui l’utilise doit donc à l’avance maîtriser tous les prix pour ensuite les saisir manuellement. Il est facile de commettre des erreurs, c’est pourquoi la patience et la concentration sont très importantes. La maîtrise des prix est négligeable lorsque des étiquettes sont préalablement collées sur les articles.

Dans les deux cas, avec ce type de caisse, il faudra dans l’ordre suivant :

      Prendre l’argent correspondant chez le client

Le déposer dans le tiroir

Avant d’établir un reçu papier.

Pour faciliter une comptabilité ultérieure, une copie du reçu sous forme de souche est gardée auprès de l’utilisateur de la caisse. L’apparition du mode de paiement par carte bancaire est un élément perturbateur pour cette caisse.

Cependant, certains commerçants continuent de l’utiliser à cause de sa grande praticité. En fonction de la nature, de la taille et du budget de l’entreprise, cette forme peut être la solution idéale. Mais les limites de ce genre de caisse (même si gérables) ont fait apparaître une nouvelle forme de caisse plus performante…

La caisse enregistreuse nouvelle génération : performante et adaptée à l’évolution

Bien que certaines entreprises utilisent toujours le système décrit ci-dessus, nombreux sont ceux qui l’ont délaissé. Avec le temps, le système d’enregistrement analogique s’est informatisé et a laissé place aux formes tactile et modulaire. Il existe désormais un mécanisme permettant d’avoir une base de données des produits. Le lecteur optique et l’écran tactile différencient ce système de l’autre. Ce type de caisse est constituée des éléments basiques, mais aussi de fonctionnalités nouvelles comme un lecteur de chèque, d’un système de surveillance, etc.

En évoluant, il y a eu l’intégration des codes-barres qui a rendu inutile la saisie manuelle des prix. Désormais, les détails des transactions sont enregistrés sous forme informatique et basés sur le Cloud. La caisse enregistreuse nouvelle moderne est ainsi facile à manipuler et dispose d’une multitude de services. Parmi les fonctions qui caractérisent ce type de caisse, la gestion des commandes est la plus étonnante. En effet, vous aurez droit à un logiciel qui s’adapte à votre secteur d’activité. Grâce à ce type de caisse, vous pouvez gérer vos fiches clients ou envoyer des commandes à vos fournisseurs. Il est également possible de préparer des soldes pour les magasins de vêtements par exemple.

Les autres fonctions sont liées à la gestion du personnel, des livraisons, des rendez-vous et des programmes de fidélité. Comme vous le remarquez, le « plus » de cette caisse se situe au niveau des fonctionnalités. Les risques d’erreurs sont ainsi minimisés. Un suivi à distance est désormais possible, car cette caisse peut être reliée à un PC ou même à un smartphone.

Voilà, vous savez désormais comment fonctionne une caisse enregistreuse, qu’elle soit classique ou moderne. La caisse enregistreuse est à l’évidence un investissement indispensable à faire. Au début, elle permettait simplement de faire l’impression des tickets de caisse et d’encaisser les achats. Elle vous permet aujourd’hui de mieux gérer vos affaires grâce à ses nombreuses fonctionnalités qui varient d’un modèle à l’autre.