Guide de la gouvernance de l’information numérique

Le passage d’un système informatique utilisé pour standardiser les flux et procédures à un système d’information support de la stratégie est un processus complexe. Il s’effectuera avec la mise en place d’un cadre spécifique d’analyse et d’une structure organisationnelle appropriée assurant une prise de décision optimale. Alfresco peut être classé comme un système de gestion de contenu d’entreprise. En tant que telles, les solutions GED d’Alfresco en particulier, sont destinées à vous aider à utiliser plus efficacement vos documents en leur donnant du contexte et en exécutant des processus autour de celui-ci. Dans ce guide, vous comprendrez au mieux les incontournables de la gouvernance de l’information numérique.

Gouvernance de l’information numérique – C’est quoi ?

La gouvernance de l’information, comme Alfresco GED, est le cadre de responsabilité d’entreprise multidisciplinaire qui garantit le comportement approprié dans l’évaluation des informations. Elle consiste à assurer la définition des rôles, des processus et des mesures nécessaires pour gérer le cycle de vie des informations. Les termes « gouvernance de l’information » et « gestion des documents et de l’information » peuvent être utilisés de manière synonyme. Bien que la gestion des données numériques fasse partie de la gouvernance de l’information, d’autres composants essentiels doivent être pris en compte de manière égale.

Comme dans la gestion de données, le diagramme associé décrit les différents types de contenu et ses référentiels qui sont supervisés par les activités de gouvernance de l’information.

Principes de gouvernance de l’information

Les initiatives qui permettent de s’adapter à l’évolution des réglementations sont très populaires dans les organisations financières d’aujourd’hui. L’établissement d’un solide programme de gouvernance de l’information permettra justement cela. Une première étape cruciale consiste à définir un ensemble de principes fondamentaux qui imprègnent vos processus de gouvernance de l’information.

Ceux-ci devraient inclure des éléments tels que :

·        Sensibiliser tous les employés à leurs devoirs et responsabilités en matière de gouvernance de l’information

·        Confirmez l’authenticité et l’intégrité des informations

·        Reconnaître que le dossier officiel est électronique

·        Stocker les informations dans un système approuvé par l’entreprise

·        Classer les informations sous le bon code d’enregistrement

·        Contrôler la reproduction inutile d’informations

·        Éliminer les informations lorsqu’elles atteignent la fin de leur utilité juridique et opérationnelle

·        Sécuriser les informations confidentielles de l’entreprise

·        Satisfaire aux demandes d’information d’assignation, d’audit et de découverte

·        Aligner toutes les gammes de systèmes et d’applications d’entreprise sur les normes de gouvernance de l’information

·        Assurer que les tiers disposant des informations sur les clients ou les entreprises respectent les normes de gouvernance des informations.

Les bons documents dans les bons cas grâce à l’analyse automatique

Alfresco GED rend tous les documents de votre archive consultables par texte. Ce système GED détermine s’il s’agit ou non d’un document interdit, tout en vérifiant mutuellement tous les points de données pertinents. Vous pouvez mentionner si tous les documents d’une affaire se rapportent réellement à la personne sous le nom de laquelle l’affaire a été déposée. Les documents qui ne sont pas inclus dans le cas seront signalés pour vérification manuelle.

Rôle de la gouvernance de l’information numérique dans l’informatique

Le rôle des technologies de l’information est indispensable à la réussite de la gouvernance de l’information. Alors que traditionnellement, cette fonction était axée sur la technologie et les infrastructures. Elle évolue pour s’aligner davantage sur l’entreprise et ses objectifs. À cette fin, la gouvernance de l’information numérique sert à accroître la capacité d’efficace du volume élevé de données créées et reçues. Elle consiste également à éliminer les coûts, en particulier en ce qui concerne les technologies et le stockage redondants.

La fonction informatique doit collaborer avec tous les autres rôles de gouvernance de l’information. Son but consiste à comprendre les exigences de chacun en matière de sélection et de déploiement de technologies.

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